Plazo de Justificación de Subvenciones: guía para no perderla

La escena es conocida: proyecto ejecutado, gastos cerrados y la entidad concedente esperando la cuenta justificativa. El reloj corre. Y, si se apura más de la cuenta, el coste puede ser letal: reintegro, intereses y, en ocasiones, sanción. ¿Existe un plazo estándar? ¿Se puede ampliar? ¿Qué ocurre si el expediente se complica y la documentación llega tarde? Conviene responder con precisión jurídica, no con intuiciones administrativas.

En esta guía sistematizamos, con enfoque práctico, el plazo de justificación de subvenciones en España: cómo se fija, cómo se computa, qué se debe presentar, cuándo y cómo pedir ampliaciones, y qué consecuencias acarrea incumplir. La idea es simple: reducir la incertidumbre, ordenar tareas y blindar la defensa si algo se tuerce.

La Ley General de Subvenciones (LGS) y su Reglamento (RD 887/2006) fijan la arquitectura general. La LGS establece que la justificación del cumplimiento de condiciones y objetivos deberá documentarse en la forma que determinen las bases reguladoras o, en su defecto, mediante cuenta justificativa. Además, si las bases no concretan el plazo, la presentación deberá realizarse como máximo dentro de los tres meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución.

El Reglamento de 2006 desarrolla las modalidades de justificación, su contenido mínimo y los efectos del incumplimiento. Establece, además, reglas para ampliar plazos y el requerimiento final de 15 días antes del reintegro.

El primer lugar al que mirar son las bases reguladoras y la convocatoria. Ahí se concreta el plazo de ejecución y, por regla general, el plazo de justificación. Si las bases no dicen nada, la LGS establece la regla supletoria: tres meses desde que termina la ejecución.

Este esquema convive con variantes sectoriales (por ejemplo, proyectos con fases, pagos a cuenta o anticipos), pero la idea permanece: ejecución primero, justificación después. Y el pago queda condicionado, salvo excepciones, a que la justificación esté presentada y conforme.

El artículo 30 de la Ley 39/2015 (LPACAP) establece las reglas básicas:

• Si el plazo se expresa en días, empieza el día siguiente a la notificación o publicación.
• Si se fija en meses o años, concluye el mismo día del mes o año de vencimiento (si no existe día equivalente, vence el último día del mes).

La tramitación de urgencia no suele aplicarse a la justificación de subvenciones, salvo previsión expresa en la convocatoria. Respecto a ampliaciones, la LPACAP fija límites: nunca más de la mitad del plazo y siempre antes de su vencimiento.

Existen tres modalidades de justificación:

• Cuenta justificativa, en diferentes formatos.
• Acreditación por módulos.
• Estados contables.

Cuando se aplica la cuenta justificativa con justificantes de gasto, su contenido general incluye:

• Memoria de actuación, con actividades y resultados.
• Memoria económica, con relación clasificada de gastos, criterios de imputación de costes indirectos y detalle de otras ayudas concurrentes.

En proyectos de volumen elevado puede exigirse un informe de auditor, emitido por un profesional inscrito en el ROAC.

El órgano concedente puede otorgar ampliación del plazo de justificación, salvo prohibición expresa en las bases. El límite es claro: nunca más de la mitad del plazo original y siempre antes de su vencimiento.

La recomendación práctica es pedir la ampliación con tiempo y con motivos concretos: retrasos de proveedores, auditorías en curso, incidencias técnicas o plazos de terceros. Una solicitud bien fundamentada incrementa las posibilidades de éxito.

Si el plazo vence sin presentar la justificación, la Administración debe requerir al beneficiario para que en 15 días improrrogables aporte la documentación. Este es el último salvavidas.

Si tampoco se presenta en ese plazo adicional, procede el reintegro y, en su caso, la sanción correspondiente. Incluso cumpliendo en ese margen de 15 días, no se excluye la posibilidad de sanción.

Solo son subvencionables los gastos realizados dentro del período de ejecución y efectivamente pagados antes de que termine el plazo de justificación, salvo previsión distinta en las bases. Además, deben respetarse los plazos de pago previstos en la legislación contra la morosidad.

También debe acreditarse la concurrencia de financiación: si hay fondos propios u otras ayudas, debe detallarse su aplicación para evitar duplicidades.

Entre los problemas habituales destacan:

• Incidencias en sedes electrónicas.
• Retrasos en documentación de proveedores.
• Auditorías que se alargan.
• Gastos que cruzan varios ejercicios.

En estos supuestos, la normativa permite ampliaciones justificadas siempre que se soliciten antes del vencimiento y dentro del límite legal.

• Confundir fin de ejecución con fin de justificación, perdiendo días clave.
• Pedir la ampliación tarde o sin motivación.
• No detallar la financiación concurrente, lo que genera objeciones de control.
• Pagar fuera de plazo, lo que puede invalidar la elegibilidad del gasto.

1. Revisar bases y convocatoria para fijar fechas con margen.
2. Confirmar modalidad de justificación aplicable.
3. Preparar memorias de actuación y económica completas.
4. Comprobar que todos los pagos se realizaron en plazo.
5. Solicitar ampliación si es necesaria, antes de que expire el plazo.
6. Atender al requerimiento de 15 días, si se produjera.

El plazo de justificación no es un trámite final, sino parte del riesgo jurídico del proyecto. La LGS marca el “qué”, el Reglamento de 2006 detalla el “cómo” y la LPACAP ordena el “cuándo” y el “hasta dónde”.

Con una planificación adecuada y un control estricto del calendario, justificar una subvención deja de ser un escollo y se convierte en garantía de continuidad. La diferencia entre un cierre impecable y un reintegro con sanción suele medirse en días… y en método.