Cómo justificar correctamente una subvención paso a paso

Justificar una subvención no es solo entregar unas facturas.

Es acreditar que el dinero público recibido se ha utilizado exactamente para el fin concedido, cumpliendo con la Ley General de Subvenciones y las bases reguladoras de tu convocatoria.

Muchas asociaciones, fundaciones y entidades del Tercer Sector pierden ayudas o deben devolverlas por errores evitables, como un justificante fuera de plazo, una factura mal imputada o una memoria económica incompleta.

En este artículo te explicamos cómo justificar correctamente una subvención paso a paso, qué documentación presentar, los plazos, los errores más comunes y qué hacer si la Administración te pide devolverla.

La justificación de una subvención es el procedimiento por el que el beneficiario demuestra ante la Administración que ha cumplido con el objeto de la ayuda.

Dicho de forma sencilla, recibiste dinero público para un proyecto y ahora toca demostrar que lo usaste correctamente.

Legalmente, se regula en la Ley General de Subvenciones y en su reglamento de desarrollo.

Justificar una subvención implica presentar:

• Una memoria técnica que acredite que el proyecto se ejecutó según lo aprobado.
• Una memoria económica con facturas, justificantes y extractos bancarios.
• Declaraciones responsables, informes de auditoría cuando proceda y formularios oficiales.

Toda subvención pública se rige por distintos niveles normativos.

Normativa estatal

• Ley General de Subvenciones, que regula el régimen general, los derechos y deberes de los beneficiarios y el procedimiento de reintegro.
• Reglamento de la Ley General de Subvenciones, que detalla modelos de justificación, plazos y documentación.
• Ley de Procedimiento Administrativo Común, que regula la presentación electrónica y los plazos administrativos.

Normativa autonómica

Cada comunidad autónoma cuenta con sus propias normas de desarrollo.

• Comunidad de Madrid, orden reguladora de subvenciones.
• Cataluña, decreto legislativo en materia de subvenciones.
• Andalucía, ley autonómica de subvenciones.
• Comunidad Valenciana, decreto regulador de ayudas públicas.

Si tu entidad recibe ayudas autonómicas o locales, revisa siempre las bases reguladoras específicas, ya que pueden variar los modelos, los plazos y los gastos subvencionables.

Como norma general, el plazo para justificar una subvención es de tres meses desde la finalización de la actividad subvencionada.

No obstante, existen excepciones según la convocatoria:

• Plazos más reducidos establecidos en las bases reguladoras.
• Posibilidad de solicitar una prórroga motivada antes del vencimiento.

Presentar la justificación fuera de plazo puede dar lugar al inicio de un procedimiento de reintegro total o parcial.

Para justificar correctamente una subvención es necesario acreditar tanto la ejecución técnica como la económica del proyecto.

Memoria técnica

Debe describir el desarrollo del proyecto, los objetivos alcanzados, las actividades realizadas y los resultados obtenidos.

Memoria económica

Incluye el detalle de los gastos realizados.

• Relación clasificada de facturas.
• Justificantes de pago.
• Nóminas y seguros sociales cuando proceda.
• Extractos bancarios.

Cada gasto debe ser real, pagado y estar directamente vinculado a la actividad subvencionada.

Formularios oficiales

Cada Administración exige su propio modelo de justificación, disponible normalmente en su sede electrónica.

Documentación complementaria

• Material de difusión y publicidad del proyecto.
• Declaraciones responsables.
• Informes de auditoría cuando la cuantía lo exija.

• Presentar la documentación fuera de plazo.
• Incluir gastos no subvencionables.
• No acreditar correctamente el pago.
• Modificar el presupuesto sin autorización previa.
• Presentar una memoria técnica genérica.

1. Revisar la resolución y las bases reguladoras.
2. Crear una carpeta específica del proyecto.
3. Clasificar correctamente los gastos.
4. Preparar la memoria técnica.
5. Completar la memoria económica.
6. Firmar electrónicamente la documentación.
7. Presentar la justificación por sede electrónica.
8. Guardar el resguardo de presentación.

Ante un requerimiento de reintegro, es fundamental actuar con rapidez.

1. Analizar el motivo del reintegro.
2. Presentar alegaciones dentro del plazo legal.
3. Aportar documentación complementaria.
4. Interponer los recursos administrativos o judiciales correspondientes.

Contar con asesoramiento especializado puede ser clave para conservar la ayuda.

• Preparar la justificación desde el inicio del proyecto.
• Conservar la documentación durante el plazo legal.
• Revisar que las facturas cumplan los requisitos fiscales.
• Solicitar autorización previa ante cualquier modificación.
• Utilizar sistemas internos de control y seguimiento.

Cuánto tiempo tengo para justificar una subvención

Con carácter general, el plazo es de tres meses desde la finalización del proyecto, salvo que la convocatoria establezca otro distinto.

Qué ocurre si se rechaza parte de los gastos

La Administración puede reducir el importe reconocido o iniciar un procedimiento de reintegro parcial.

En Life Sector Público te ayudamos a preparar, justificar y defender tus subvenciones.

Nos ocupamos de la documentación, la presentación electrónica y la defensa ante requerimientos o reintegros.

Contacto en info@lifesectorpublico.com o en el teléfono +34 679 092 414.

• Ley General de Subvenciones.
• Reglamento de la Ley General de Subvenciones.
• Ley de Procedimiento Administrativo Común.
• Normativa autonómica en materia de subvenciones.