Cómo organizar la contabilidad en entidades sin ánimo de lucro

La contabilidad no es solo cosa de empresas.

Las asociaciones, fundaciones y entidades sin ánimo de lucro también están obligadas por ley a llevar una contabilidad ordenada, transparente y verificable.

Sin embargo, muchas organizaciones del Tercer Sector ven la contabilidad como una carga administrativa, cuando en realidad es una herramienta de gestión y control esencial.

Una contabilidad bien organizada te permite cumplir con tus obligaciones legales, evitar sanciones o devoluciones de subvenciones, tomar decisiones con base real y demostrar transparencia ante socios, patronos y Administraciones.

En este artículo te explicamos cómo organizar la contabilidad en una entidad sin ánimo de lucro paso a paso, qué libros debes llevar, qué normativa se aplica y cómo mantener tus cuentas al día de forma eficiente.

Las entidades sin ánimo de lucro deben llevar su contabilidad conforme a las normas generales del Código de Comercio y, en su caso, a los planes contables específicos para entidades no lucrativas.

Normativa estatal aplicable

• Ley de Fundaciones.
• Ley Orgánica reguladora del Derecho de Asociación.
• Ley del Impuesto de Sociedades.
• Normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos.
• Plan General de Contabilidad.
• Ley General de Subvenciones.

Normativa autonómica

Algunas comunidades autónomas exigen la presentación de cuentas ante el registro autonómico o el protectorado correspondiente.

Toda contabilidad de una entidad sin ánimo de lucro debe respetar los principios contables recogidos en el Código de Comercio.

• Imagen fiel. Los estados contables deben reflejar la situación económica real.
• Claridad. Los asientos contables deben permitir un seguimiento comprensible.
• Uniformidad. No se pueden cambiar criterios contables sin causa justificada.
• Prudencia. Registrar ingresos cuando sean ciertos y gastos cuando se prevean.
• Devengo. Imputar ingresos y gastos al ejercicio en que se producen.

Toda entidad debe llevar, como mínimo, los siguientes libros contables y societarios.

• Libro diario, con todos los movimientos económicos.
• Libro de inventario y cuentas anuales, que incluye balance, cuenta de resultados y memoria.
• Libro de socios o patronos, con altas, bajas y datos básicos.
• Libro de actas, de las reuniones de junta directiva o patronato.
• Libro de donaciones, cuando existan donantes y certificados fiscales.

Consejo LifeSP: legaliza los libros antes de su uso para evitar problemas de validez ante inspecciones o auditorías.

Definir quién llevará la contabilidad

Puedes optar por una gestoría externa, personal interno con conocimientos contables o un programa de contabilidad adaptado a entidades sin ánimo de lucro.

Crear un plan de cuentas adaptado

El plan contable específico para entidades no lucrativas establece las cuentas básicas, pero puede personalizarse según proyectos, subvenciones, donaciones o cuotas.

Separar las actividades subvencionadas

Cada subvención debe contar con un código contable propio para identificar claramente ingresos, gastos y justificaciones.

Registrar los ingresos

• Cuotas de socios.
• Subvenciones públicas.
• Donaciones.
• Prestación de servicios.
• Actividades económicas accesorias.

Registrar los gastos

Clasifica los gastos por categorías como personal, alquileres, suministros, viajes o formación.

Es fundamental conservar todos los justificantes de pago, como facturas, transferencias o recibos.

Cierre contable y cuentas anuales

Al finalizar el ejercicio, elabora el balance, la cuenta de resultados y la memoria económica, y presenta las cuentas ante el registro o protectorado si procede.

La memoria económica es un documento clave, especialmente si la entidad recibe subvenciones públicas.

• Descripción de las actividades realizadas.
• Resultados obtenidos.
• Recursos empleados.
• Aplicación de subvenciones y donaciones.

La memoria refuerza la transparencia y la credibilidad ante socios, financiadores y Administraciones.

Algunas entidades están obligadas a auditar sus cuentas, especialmente fundaciones o asociaciones de utilidad pública que superan determinados umbrales económicos.

Aunque no exista obligación legal, realizar auditorías periódicas es una buena práctica, ya que permite detectar errores, mejorar la gestión y aportar credibilidad institucional.

• Mezclar fondos personales con los de la entidad.
• No clasificar correctamente los gastos subvencionables.
• No registrar ingresos por cuotas o donaciones.
• No conciliar las cuentas bancarias.
• No presentar las cuentas anuales en plazo.
• No conservar los justificantes durante el tiempo legal.

• Utilizar software de contabilidad adaptado al Tercer Sector.
• Asignar un responsable contable.
• Revisar las cuentas de forma periódica.
• Guardar copias digitales y físicas de los justificantes.
• Planificar el cierre contable con antelación.
• Vincular la contabilidad con la justificación de subvenciones.

Una asociación sin ánimo de lucro tiene que presentar el Impuesto de Sociedades

Sí, aunque muchas entidades estén exentas, deben presentar el impuesto si superan determinados ingresos o realizan actividades económicas.

Cuánto tiempo hay que conservar los documentos contables

El plazo mínimo es de cuatro años según la normativa tributaria, aunque para subvenciones se recomienda conservarlos durante más tiempo.

En Life Sector Público somos especialistas en contabilidad y fiscalidad de asociaciones y fundaciones.

Te ayudamos a organizar tus cuentas, cumplir tus obligaciones y justificar subvenciones con total seguridad.

Escríbenos a info@lifesectorpublico.com o llámanos al 679 092 414.

Te atendemos en 24h y sin letra pequeña.

• Normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a entidades sin fines lucrativos.
• Ley de Fundaciones.
• Ley Orgánica reguladora del Derecho de Asociación.
• Ley del Impuesto de Sociedades.
• Ley General de Subvenciones.
• Ley de Procedimiento Administrativo Común.
• Código de Comercio.