¿Te suena esta frase:
“Tenemos todo guardado, pero no está contabilizado.”
Tranquilo. Le pasa a más del 60 % de las asociaciones y fundaciones.
La contabilidad atrasada no solo es un problema técnico: puede bloquear subvenciones, cerrar cuentas bancarias o incluso generar sanciones.
Pero tiene solución.
En este artículo te explicamos cómo realizar la puesta al día contable de una entidad sin ánimo de lucro, paso a paso, para volver a la normalidad sin perder ni un solo justificante.
La puesta al día contable es el proceso de regularización de una contabilidad atrasada, que incluye:
Desde el punto de vista legal, tanto las fundaciones como las asociaciones están obligadas a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad:
Una contabilidad desactualizada puede impedir la correcta rendición ante el Protectorado, dificultar la justificación de subvenciones y generar riesgos fiscales.
Consejo LifeSP: La regularización contable no es solo una tarea administrativa: es una medida preventiva frente a contingencias jurídicas y tributarias.
Empieza por el rescate:
Consejo: ordena por año y mes antes de pasar nada a contabilidad. El 50 % del trabajo es clasificatorio.
La mayoría de fundaciones y asociaciones cierran ejercicio el 31 de diciembre.
Crea una carpeta por año (Ej. 2022, 2023, 2024, 2025) y clasifica dentro ingresos, gastos y subvenciones.
Ejemplo:
📁 Contabilidad_Asociacion ┣ 📂 2023 ┃ ┣ 📄 Ingresos ┃ ┣ 📄 Gastos ┃ ┣ 📄 Subvenciones ┃ ┗ 📄 Bancos ┗ 📂 2024
Consejo LifeSP: no mezcles ejercicios; la Administración revisa cada año de forma independiente.
Comprueba que todos los ingresos están correctamente registrados:
Consejo: si tienes subvenciones plurianuales, reparte los ingresos proporcionalmente por ejercicio contable.
Cada gasto debe tener su factura y justificante de pago.
No valen tiques sin nombre ni transferencias sin referencia.
Criterio contable básico:
Se registra el gasto en el año en que se produce, no en el que se paga.
Consejo LifeSP: si te faltan justificantes, contacta a proveedores y solicita duplicados antes de cerrar el ejercicio.
El siguiente paso es cuadrar los movimientos bancarios con los asientos contables.
Cada ingreso y gasto del extracto debe tener su correspondencia en el libro diario.
Consejo: usa colores o marcas para diferenciar movimientos justificados, pendientes o sin identificar.
Ejemplo:
| Fecha | Concepto | Importe | Estado |
|---|---|---|---|
| 05/04/2023 | Ingreso subvención municipal | 5.000 € | ✅ |
| 10/04/2023 | Pago formador | -1.200 € | ✅ |
| 12/04/2023 | Pago sin factura | -300 € | ⚠️ Pendiente justificar |
Una vez registrada toda la información, genera:
Consejo LifeSP: aunque en asociaciones de pequeño tamaño no siempre exista obligación formal de elaborar una memoria conforme al Plan General Contable para ESFL, su elaboración voluntaria refuerza la transparencia, facilita la rendición ante socios y mejora el acceso a subvenciones públicas.
Si hay varios años sin presentar, lo ideal es regularizar del más antiguo al más reciente.
Consejo: notifica que la presentación se hace “voluntariamente para actualización” y evita sanciones.
Una vez al día, siempre al día.
Crea un sistema básico de control mensual:
Consejo LifeSP: el control contable es una forma de proteger la misión, no una carga burocrática.
Una asociación deportiva tenía tres ejercicios sin presentar.
En Life Sector Público recopilamos su documentación, rehicimos la contabilidad desde 2022 y presentamos todo al registro.
Resultado: regularizada sin sanciones y apta para solicitar subvenciones en 2026.