Memoria Justificativa en la Contratación Pública: Guía Detallada con Ejemplos y Consejos
La memoria justificativa constituye un documento fundamental en el ámbito de la contratación pública. Su importancia radica en ser el elemento inicial que fundamenta y da sentido al expediente administrativo, garantizando que las actuaciones de la administración estén alineadas con los principios de transparencia y eficiencia.
Este documento determina la viabilidad y pertinencia de la actuación administrativa, estableciendo las bases para una correcta gestión de los recursos públicos. Su elaboración implica un análisis detallado que permite a la administración demostrar el correcto uso de los fondos y la adecuación de sus decisiones al interés general.
A pesar de la obligatoriedad establecida por el artículo 63 LCSP, es relevante considerar que la Resolución TACRC 425/2020 establece que la falta de publicación de la memoria justificativa y del informe de insuficiencia de medios no invalida los pliegos, dado que los interesados pueden solicitar estos documentos conforme al artículo 138 de la LCSP. Esta disposición subraya que, aunque la publicación resulta fundamental para la transparencia, su omisión no genera por sí misma una causa de invalidez.
La Importancia de la Memoria Justificativa en Contratos Públicos
Este documento no es un mero requisito formal, sino que juega un papel crítico en asegurar que los fondos públicos se utilicen de manera óptima. Una memoria bien elaborada fundamenta de forma detallada la actuación administrativa, establece el marco de financiación y detalla los beneficios esperados tanto para la entidad contratante como para la comunidad. La ausencia de una fundamentación adecuada puede derivar en impugnaciones y retrasos significativos en el proceso de adjudicación.
Marco Legal y Requisitos
En España, la Ley de Contratos del Sector Público (art. 63 LCSP) establece el marco normativo para la elaboración de la memoria justificativa. La legislación exige que las entidades documenten de manera precisa la motivación de la contratación, incorporen un análisis técnico y económico, y evalúen las distintas alternativas disponibles. Este marco normativo busca garantizar que las actuaciones administrativas se realicen con objetividad y transparencia, previniendo irregularidades en la gestión de recursos públicos.
Elementos Fundamentales que Debe Incluir la Memoria Justificativa
Aunque la LCSP no establece un contenido mínimo específico, el artículo 73 del Reglamento requiere que el expediente incluya los elementos esenciales de la contratación. En la práctica administrativa, resulta fundamental incorporar:
- Fundamento Jurídico y Procedimiento de Adjudicación: El soporte legal y la metodología de selección deben quedar claramente establecidos en el documento preparatorio.
- Descripción del Objeto: Debe detallar con precisión la prestación requerida, ya sea una obra, un servicio o un suministro.
- Análisis de la Situación: La memoria debe argumentar la conveniencia y oportunidad de la contratación, valorando el contexto actual.
Nivel de Detalle y Documentación Requerida
La memoria debe incluir un análisis exhaustivo que fundamente cada aspecto de la contratación. Es esencial incorporar un estudio económico que respalde las decisiones sobre el presupuesto base de licitación, así como una valoración detallada de los medios disponibles en la administración. La jurisprudencia de recursos contractuales ha establecido que esta documentación debe ser suficientemente precisa para permitir la comprensión de las decisiones administrativas.
Ejemplos Reales de Memorias Justificativas
Para ilustrar mejor cómo se elabora una memoria justificativa, vamos a ver varios ejemplos en el contexto de diferentes contratos:
Contrato de obras
El Ayuntamiento de Isla Cristina necesita adaptar los accesos del Sendero del Parque Litoral del municipio, para ello, publica una licitación con valor estimado de 78.181 €. Acompañando a los pliegos, se publica el Acuerdo de iniciación del expediente, la Aprobación del expediente y la Memoria Justificativa.
La Memoria Justificativa de este contrato contiene:
- Objeto y condiciones de las ofertas.
- División en lotes.
- Presupuesto Base de Licitación.
- Valor estimado del contrato.
- Forma de valoración de las ofertas: criterios objetivos y subjetivos.
- Criterios de solvencia y clasificación.
- Condiciones especiales de ejecución.
- Dirección técnica.
- Comunicación, derechos y obligaciones del contratista.
- Ejecución del contrato: interpretación, seguridad y salud, comprobación del replanteo, dirección de obra.
Contrato de servicios
El Ayuntamiento castellonés de Oropesa del Mar ha publicado la licitación, por importe de 122.400 €, el servicio de actuaciones musicales en diversos espacios municipales al aire libre. Junto con los pliegos de condiciones, se han publicado los anexos a presentar como documentación de la oferta, el informe de insuficiencia de medios, el Acuerdo de iniciación del expediente, la Aprobación del expediente y la Memoria Justificativa.
La Memoria Justificativa de este contrato contiene:
- Objeto y condiciones de las ofertas.
- División en lotes.
- Presupuesto Base de Licitación.
- Valor estimado del contrato.
- Plazo de duración.
- Criterios de solvencia y clasificación.
El Informe de Insuficiencia de Medios recoge la justificación del porqué la administración no puede realizar el servicio por sus medios propios y precisa la contratación externa del mismo.
Contrato de suministro
El Ayuntamiento de Posada de Llanera necesita suministro de vestuario para el personal municipal. Para cubrir esta necesidad, y ante la insuficiencia de medios municipales, se publica una licitación por importe de 176.433,22 €.
La Memoria Justificativa de este contrato incluye:
- Objeto del contrato.
- División en lotes.
- Justificación de la necesidad del contrato.
- Procedimiento de contratación y justificación de su empleo.
- Duración del contrato.
- Modificaciones contractuales previstas.
- Presupuesto Base de Licitación y Valor Estimado.
- Criterios de solvencia y clasificación. Habilitación empresarial.
- Criterios de adjudicación.
- Condiciones especiales de ejecución.
- Medios personales y materiales.
- Subcontratación.
- Garantía.
- Penalizaciones y resolución del contrato.
En estos ejemplos de memoria justificativa se puede ver cómo se documenta la necesidad, la insuficiencia de medios y la financiación, así como otros aspectos relativos a la ejecución del contrato, cumpliendo con los requisitos de la LCSP y proporcionando una base sólida para justificar el contrato.
Errores Comunes a Evitar en una Memoria Justificativa
La experiencia en la tramitación de expedientes de contratación revela ciertos errores recurrentes que pueden comprometer la validez del procedimiento. Una deficiencia habitual es la falta de un análisis detallado de alternativas, donde la administración debe valorar distintas opciones antes de optar por la contratación externa. También resulta problemática la ausencia de datos económicos precisos o el uso de argumentaciones genéricas que no fundamentan adecuadamente la decisión administrativa.
Por ejemplo, en la contratación de servicios de mantenimiento, es insuficiente alegar de forma general la falta de personal sin aportar un análisis específico de la plantilla disponible y sus capacidades. La documentación preparatoria debe evitar ambigüedades y sustentar cada decisión en datos objetivos y verificables.
Ventajas de una Memoria Justificativa Bien Elaborada
La preparación minuciosa de la documentación inicial aporta beneficios significativos al proceso de contratación. Una memoria correctamente elaborada incrementa la transparencia administrativa y fortalece la confianza en la gestión pública. Además, facilita la toma de decisiones fundamentada y reduce significativamente el riesgo de impugnaciones.
La existencia de una documentación sólida permite alinear cada contratación con los objetivos estratégicos de la administración, mejorando la eficiencia y el impacto de las políticas públicas. También proporciona una base robusta para la defensa del procedimiento ante posibles recursos o reclamaciones.
Consejos Técnicos y Recomendaciones Prácticas
La elaboración de una memoria efectiva requiere combinar el conocimiento técnico con la experiencia práctica en contratación administrativa. Resulta fundamental desarrollar un documento que no solo cumpla los requisitos formales, sino que también proporcione una base sólida para el procedimiento posterior.
La utilización de elementos visuales como gráficos, tablas o diagramas puede resultar especialmente útil para representar información compleja de manera clara. Por ejemplo, un análisis comparativo de costes o un cronograma de ejecución pueden presentarse de forma más efectiva mediante recursos visuales que complementen la explicación textual.
Es recomendable establecer un proceso de revisión por parte de diferentes departamentos implicados en la contratación. La perspectiva multidisciplinar enriquece el documento y permite identificar aspectos que podrían pasar desapercibidos desde un único punto de vista técnico o jurídico.
La actualización periódica de criterios y metodologías, considerando la evolución de la jurisprudencia de recursos contractuales y las mejores prácticas del sector, resulta esencial para mantener la calidad y eficacia de la documentación preparatoria.
Conclusiones
La memoria justificativa constituye un pilar fundamental en el proceso de contratación administrativa. Su correcta elaboración no solo cumple un requisito legal, sino que establece las bases para una gestión eficiente y transparente de los recursos públicos. La inversión de tiempo y recursos en su preparación se traduce en procedimientos más sólidos y menor riesgo de complicaciones durante la tramitación.
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