Cómo preparar una presentación de una licitación pública
¿Cuáles son las fases para presentar una licitación pública correctamente?
La forma en que abordamos y preparamos una licitación suele reflejarse, casi con toda seguridad, en el resultado. Los procesos organizados, medidos, y con una metodología clara y concreta que se repite licitación a licitación, generan buenos resultados. Y lo contrario, la presentación aleatoria, desorganizada y sin una pauta clara no favorece la consecución de los objetivos empresariales.
Os damos algunos tips para que reflexionéis sobre vuestra forma de afrontar este proceso. ¿En qué lado estáis? ¿Orden, claridad y metodología, o impulsos?
La experiencia analizando cientos de licitaciones al año nos ha llevado a centrar la preparación de una licitación en tres grandes bloques:
- Diagnóstico de la licitación.
- La posición de la empresa.
- La propia configuración de la oferta.
Diagnóstico de la licitación pública
Esencial para configurar una oferta de forma adecuada y evitar errores que nos supongan una mala valoración o incluso la exclusión. Debemos tener claro qué nos piden y en qué condiciones. Los pilares esenciales del diagnóstico: analizar a fondo los pliegos y conocer el histórico de la licitación.
- Analicemos a fondo los pliegos:
- El alcance del bien o servicio que están pidiendo. Características técnicas, la forma de prestarlo.
- El tipo de contrato que nos están ofreciendo, su duración y prórrogas (importante, porque afectará al precio que vamos a ofrecer y los medios que vamos a destinar).
- Requisitos de acceso: qué debo de cumplir para ser licitador. Experiencia técnica y económica. Medios humanos o materiales que me piden. Certificaciones, clasificación.
- Criterios de valoración: qué tiene en cuenta la entidad a la hora de valorar la oferta. Cómo es la ratio de la puntuación económica y los criterios de otra índole.
- Garantías.
- Otros: visita al sitio, muestras, forma de la oferta y de la presentación.
- El histórico de la licitación: Debemos conocer si ha salido antes, quién se presentó y quién se lo adjudicó y en qué condiciones. Esencial para que tengamos una referencia de salida.
La posición de la empresa sobre esa licitación pública
¿Puedo ofrecer lo que me piden en esas condiciones? Si tengo carencias, ¿cómo las voy a suplir? Voy a buscar un partner con el que presentarme, qué proveedores necesito, tengo que subcontratar… ¿En qué posición estoy respecto a mi competencia? Analicemos qué ofertas suele presentar mi competencia en licitaciones similares (condiciones técnicas y precio). Y la baja habitual del precio.
Configuración de la oferta
Hagamos varias simulaciones de la oferta para ver qué puntuación obtendría y cómo puedo hacer variaciones para mejorar esa posición. Y aunque el precio es el factor determinante en la mayoría de las licitaciones, la puntuación de la parte técnica es lo que suele marcar la diferencia. Nos permite presentar ofertas económicas sin incurrir en riesgos extremos, con bajas más pequeñas.
Y recordemos que al preparar la documentación a presentar debemos estar seguros de hacerlo en la forma indicada en los pliegos, aportamos todo lo necesario, sin incluir información de un sobre en otro, sin alterar los documentos oficiales de la licitación…
Conclusiones sobre la presentación de licitaciones públicas
Si tenemos un sistema de análisis y presentación organizado, claro y detallado, que aborde estos tres factores, y lo llevamos a término en cada proceso, optimizaremos nuestros resultados a medio plazo.
Si necesitas ayuda, ponte en contacto con nosotros. Queremos convertir a la Administración Pública en tu mejor cliente.
Sara Fernández Ceballos
Socio Director Área Sector Público
