Canal de denuncias interno para pymes: esencial para la contratación pública
¿Sabéis que para poder contratar con el Sector Público, las empresas de más de 50 trabajadores deberéis tener implementado un Canal de denuncias interno en la empresa?
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que incorpora al Derecho Español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión Europea, establece la obligatoriedad de que las entidades jurídicas de los sectores públicos y privados, con más de 50 empleados, cuenten con un canal de denuncias interno, plenamente implementado en el seno de sus organizaciones.
De esta manera, cualquier persona física o jurídica podrá denunciar las acciones u omisiones cometidas en el seno de cada entidad, que puedan constituir infracciones del derecho de la UE, así como acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, incluidas las que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y la Seguridad Social.
¿Qué hechos son denunciables?
Aunque no tiene carácter limitativo, se considera como actos denunciables los siguientes:
- Actuaciones relacionadas con proveedores; incumplimiento de los procedimientos relacionados con la selección de proveedores, compras, obsequios.
- Acoso: Conducta abusiva, hostil u ofensiva.
- Discriminación: Prácticas discriminatorias por razón de cultura, ideas políticas, creencias religiosas, sexo, raza, capacidad/discapacidad o razón de otro tipo.
- Restricción de libertad de expresión, asociación, sindical o negociación colectiva.
- Apropiación indebida y desvío de recursos.
- Apoderamiento fraudulento de bienes de propiedad de la Sociedad para uso propio o con intención de lucrarse.
- Aspectos contables: registro de transacciones comerciales y financieras de forma contraria a las prácticas contables generalmente aceptadas.
- Conflicto de intereses: primar el interés propio al de la Sociedad mediante actuaciones incorrectas en el ejercicio de sus obligaciones profesionales.
- Conducta poco ética: o deshonesta por parte de cualquier empleado/a de cualquier nivel de la organización.
- Compromisos con terceros (clientes/proveedores): incumplimiento de los acuerdos firmados con terceros.
- Falsificación de documentos: modificar contratos, informes o documentos para beneficio propio o con el objetivo de causar detrimento a la organización.
- Seguridad de la información: utilización no autorizada de la información de la compañía, de sus clientes o proveedores.
La existencia de dicho canal no impide la presentación de denuncias por otros canales externos tanto de ámbito estatal como autonómico existentes o que puedan implementarse por las Administraciones competentes para proteger a los denunciantes conforme a lo dispuesto en la Directiva 2019/1937 de protección del denunciante.
¿Qué elementos fundamentales debe incorporar un Canal de denuncias?
El Canal de Denuncias es la vía de comunicación a través de la cual cada empresa recibe y gestiona las denuncias que se van efectuando, previamente a su adecuada tramitación en el seno de cada entidad, asegurando:
- Que sea una herramienta fácil y rápida de usar.
- La confidencialidad de las denuncias recibidas y el anonimato del denunciante, expresando claramente que el acceso a las mismas sólo estará permitido a los órganos responsables de la gestión y tramitación del Canal de Denuncias, que están obligados a guardar secreto sobre su contenido.
- La protección de la persona denunciante, haciendo saber que la empresa garantizará que no se cometa ningún tipo de represalia contra las personas que denuncien irregularidades, exceptuándose exclusivamente aquellos supuestos en los que quede acreditada la mala fe de la persona denunciante, pudiendo adoptarse en este caso las medidas sancionadoras que legalmente correspondan.
- La prohibición de cualquier tipo de represalia frente a quien utilice el Canal de denuncias, independientemente de las sanciones o medidas que se puedan tomar cuando se acredita la falsedad de dicha denuncia.
No se trata de disponer de una cuenta de correo asignada para denuncias y una persona o un despacho jurídico asignado para su gestión, sino que se trata de implementar un completo sistema que permita la adecuada gestión y tramitación de cada denuncia.
¿Quién está obligado a disponer de un canal de denuncias?
Deben tener un canal de denuncias interno:
- Las empresas con 50 o más trabajadores.
- Las entidades públicas de municipios con más de 10.000 habitantes.
- Empresas afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales (independientemente de su número de empleados).
- Empresas dedicadas a productos y mercados financieros.
- Empresas dedicadas a la seguridad en el transporte.
- Empresas afectadas por leyes de protección del medio ambiente.
- Empresas con un programa de compliance (puesto que el canal de denuncia es uno de los elementos del mismo).
- Empresas con Plan de Igualdad, puesto que deben implementar un canal de denuncia del acoso sexual o por razón de sexo.
- Empresas o entidades del ámbito deportivo, ocio o educativo cuando cuenten con la presencia de menores, para reportar situaciones de acoso o violencia.
¿De qué plazos se dispone para implementar un canal de denuncias?
Si bien las empresas de más de 250 trabajadores disponen de un plazo de 3 meses desde la publicación en el BOE de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, finalizando dicho plazo el próximo 13 de junio de 2023, las empresas entre 50 y 249 trabajadores, así como los municipios de menos de 10.000 habitantes, disponen de plazo hasta el próximo 1 de diciembre de 2023.
¿Cómo implementar el canal de denuncias en cada entidad?
Se debe tener presente, en su implantación, las siguientes cuestiones:
- Elegir y establecer las vías de comunicación que se usarán para realizar y recibir las denuncias (puede ser un canal digital, por email o plataforma web, telefónico o por dirección postal).
- Nombrar un responsable a cargo del Canal de denuncias.
- Establecer el reglamento de funcionamiento del canal de denuncia para la gestión y tramitación de cada denuncia recibida.
- Llevar un registro de las denuncias recibidas, las tramitadas y la resolución de las mismas.
- Dar publicidad al canal, es decir, comunicar su existencia y su reglamento.
La normativa que regula el canal de denuncias permite contratar dicho canal con un proveedor externo, con el fin de ayudar a cada entidad en la creación e implementación del canal, así como de su gestión, de manera coordinada con el Responsable del Canal de denuncias, dentro de cada entidad.
¿A qué sanciones nos enfrentamos si no se dispone de Canal de denuncias?
No disponer de canal de denuncias puede conllevar distintos tipos de sanciones:
- Leves, Hasta 25.000 €,por no disponer de un canal de denuncias o incumplir con sus obligaciones.
- Graves, hasta 50.000 €. En caso de que limiten los derechos y garantías previstos en la ley, la vulneración de las garantías de confidencialidad y anonimato o no adoptar las medidas para garantizar el secreto de las comunicaciones
- Muy graves, hasta 20 M€ o el 4% de la facturación anual de la entidad, si el canal sufriera una brecha de seguridad que exponga datos personales, o bien no contar con un sistema interno de información, la adopción de cualquier tipo de represalia contra los informantes o comunicar públicamente información a sabiendas de su falsedad.
Además de estas sanciones, si surge un problema de corrupción, y la empresa no dispone de un canal de denuncias, se le puede derivar responsabilidad penal. Esto se da cuando la empresa no toma las precauciones necesarias. Por ello, disponer del canal de denuncias es uno de los seis factores atenuantes o eximentes contemplados en el Código penal español.
