Webinar- Cómo preparar una memoria técnica para una licitación pública
miércoles 28 de junio a las 13.00h Webinar impartido por Sara Fernández Ceballos y Pablo García Paradela ¿Qué contrata la Administración Pública? La Administración Pública española contrata cada año productos y servicios por un importe superior a los 100.000 millones de euros, lo que representa en torno al 20% del PIB nacional. Resumen del webinar La forma en que abordamos este proceso se refleja en el resultado. ¿Quieres cómo preparar una memoria técnica con éxito? ¿Cómo evitar una exclusión o una mala valoración? ¿Qué debo saber antes de presentarme a una licitación? Os daremos las principales claves para que reflexionéis sobre vuestra forma de afrontar este proceso y podáis mejorar vuestro funcionamiento: cómo analizar la licitación, cómo ver la posición de la empresa y cómo prepararla.
Canal de denuncias interno para pymes: esencial para la contratación pública
¿Sabéis que para poder contratar con el Sector Público, las empresas de más de 50 trabajadores deberéis tener implementado un Canal de denuncias interno en la empresa? La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que incorpora al Derecho Español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión Europea, establece la obligatoriedad de que las entidades jurídicas de los sectores públicos y privados, con más de 50 empleados, cuenten con un canal de denuncias interno, plenamente implementado en el seno de sus organizaciones. De esta manera, cualquier persona física o jurídica podrá denunciar las acciones u omisiones cometidas en el seno de cada entidad, que puedan constituir infracciones del derecho de la UE, así como acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, incluidas las que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y la Seguridad Social. ¿Qué hechos son denunciables? Aunque no tiene carácter limitativo, se considera como actos denunciables los siguientes: Actuaciones relacionadas con proveedores; incumplimiento de los procedimientos relacionados con la selección de proveedores, compras, obsequios. Acoso: Conducta abusiva, hostil u ofensiva. Discriminación: Prácticas discriminatorias por razón de cultura, ideas políticas, creencias religiosas, sexo, raza, capacidad/discapacidad o razón de otro tipo. Restricción de libertad de expresión, asociación, sindical o negociación colectiva. Apropiación indebida y desvío de recursos. Apoderamiento fraudulento de bienes de propiedad de la Sociedad para uso propio o con intención de lucrarse. Aspectos contables: registro de transacciones comerciales y financieras de forma contraria a las prácticas contables generalmente aceptadas. Conflicto de intereses: primar el interés propio al de la Sociedad mediante actuaciones incorrectas en el ejercicio de sus obligaciones profesionales. Conducta poco ética: o deshonesta por parte de cualquier empleado/a de cualquier nivel de la organización. Compromisos con terceros (clientes/proveedores): incumplimiento de los acuerdos firmados con terceros. Falsificación de documentos: modificar contratos, informes o documentos para beneficio propio o con el objetivo de causar detrimento a la organización. Seguridad de la información: utilización no autorizada de la información de la compañía, de sus clientes o proveedores. La existencia de dicho canal no impide la presentación de denuncias por otros canales externos tanto de ámbito estatal como autonómico existentes o que puedan implementarse por las Administraciones competentes para proteger a los denunciantes conforme a lo dispuesto en la Directiva 2019/1937 de protección del denunciante. ¿Qué elementos fundamentales debe incorporar un Canal de denuncias? El Canal de Denuncias es la vía de comunicación a través de la cual cada empresa recibe y gestiona las denuncias que se van efectuando, previamente a su adecuada tramitación en el seno de cada entidad, asegurando: Que sea una herramienta fácil y rápida de usar. La confidencialidad de las denuncias recibidas y el anonimato del denunciante, expresando claramente que el acceso a las mismas sólo estará permitido a los órganos responsables de la gestión y tramitación del Canal de Denuncias, que están obligados a guardar secreto sobre su contenido. La protección de la persona denunciante, haciendo saber que la empresa garantizará que no se cometa ningún tipo de represalia contra las personas que denuncien irregularidades, exceptuándose exclusivamente aquellos supuestos en los que quede acreditada la mala fe de la persona denunciante, pudiendo adoptarse en este caso las medidas sancionadoras que legalmente correspondan. La prohibición de cualquier tipo de represalia frente a quien utilice el Canal de denuncias, independientemente de las sanciones o medidas que se puedan tomar cuando se acredita la falsedad de dicha denuncia. No se trata de disponer de una cuenta de correo asignada para denuncias y una persona o un despacho jurídico asignado para su gestión, sino que se trata de implementar un completo sistema que permita la adecuada gestión y tramitación de cada denuncia. ¿Quién está obligado a disponer de un canal de denuncias? Deben tener un canal de denuncias interno: Las empresas con 50 o más trabajadores. Las entidades públicas de municipios con más de 10.000 habitantes. Empresas afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales (independientemente de su número de empleados). Empresas dedicadas a productos y mercados financieros. Empresas dedicadas a la seguridad en el transporte. Empresas afectadas por leyes de protección del medio ambiente. Empresas con un programa de compliance (puesto que el canal de denuncia es uno de los elementos del mismo). Empresas con Plan de Igualdad, puesto que deben implementar un canal de denuncia del acoso sexual o por razón de sexo. Empresas o entidades del ámbito deportivo, ocio o educativo cuando cuenten con la presencia de menores, para reportar situaciones de acoso o violencia. ¿De qué plazos se dispone para implementar un canal de denuncias? Si bien las empresas de más de 250 trabajadores disponen de un plazo de 3 meses desde la publicación en el BOE de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, finalizando dicho plazo el próximo 13 de junio de 2023, las empresas entre 50 y 249 trabajadores, así como los municipios de menos de 10.000 habitantes, disponen de plazo hasta el próximo 1 de diciembre de 2023. ¿Cómo implementar el canal de denuncias en cada entidad? Se debe tener presente, en su implantación, las siguientes cuestiones: Elegir y establecer las vías de comunicación que se usarán para realizar y recibir las denuncias (puede ser un canal digital, por email o plataforma web, telefónico o por dirección postal). Nombrar un responsable a cargo del Canal de denuncias. Establecer el reglamento de funcionamiento del canal de denuncia para la gestión y tramitación de cada denuncia recibida. Llevar un registro de las denuncias recibidas, las tramitadas y la resolución de las mismas. Dar publicidad al canal, es decir, comunicar su existencia y su reglamento. La normativa que regula el
Comisión Europea: creación de espacio de datos
Creación del espacio de datos: Introducción Recientemente, se ha publicado una comunicación de la Comisión Europea sobre contratación pública, un espacio de datos para mejorar el gasto público, impulsar la elaboración de políticas basadas en datos y mejorar el acceso de las pymes a las licitaciones públicas. La iniciativa de la Comisión tiene por objeto aprovechar el poder de los datos disponibles en toda la UE gracias al Espacio de Datos sobre Contratación Pública (en lo sucesivo, «EDCP»), uno de los primeros espacios comunes de datos de la UE en un ámbito específico que surge de la Estrategia Europea de Datos. Esta iniciativa de la Comisión Europea que afecta a los datos sobre contratación pública tiene por objeto aprovechar el poder de los datos disponibles en toda la UE gracias al Espacio de Datos sobre Contratación Pública (EDCP), uno de los primeros espacios comunes de datos de la UE en un ámbito específico que surge de la Estrategia Europea de Datos. Este espacio de datos revolucionará el acceso a los datos sobre contratación pública y su utilización: Creará una plataforma a escala de la UE para acceder por primera vez a datos sobre contratación pública que por ahora se encuentran dispersos a nivel nacional, regional y de la UE. Mejorará considerablemente la calidad, disponibilidad y exhaustividad de los datos mediante una estrecha cooperación entre la CE y los Estados miembros y la introducción de los nuevos formularios electrónicos, que permitirán a los compradores públicos proporcionar información de manera más estructurada. Esta riqueza de datos se combinará con un conjunto de herramientas de análisis que incluirá tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA), por ejemplo, en forma de aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural (PLN). Los datos integrados, combinados con el uso de tecnologías analíticas más avanzadas y emergentes, no solo transformarán la contratación pública, sino que también proporcionarán información nueva y valiosa tanto a los compradores públicos como a los responsables políticos, las empresas y los ciudadanos interesados. Ventajas del espacio de datos sobre contratación pública La creación de un espacio integrado para los datos sobre contratación pública, tanto si supera los umbrales de la UE como si no, combinado con un conjunto de herramientas de análisis que utilizan tecnologías avanzadas, se beneficiará por igual a los compradores públicos, a los responsables políticos a escala nacional y de la UE, a las empresas, a los investigadores ya los contribuyentes. Las empresas, y en particular las pymes, dispondrán de un portal fácil de utilizar que les permitirá acceder a un número mucho mayor de licitaciones abiertas con una mejor calidad de los datos. De ese modo podrán identificar fácilmente y a tiempo las convocatorias en las que pueden tener interés y utilizar herramientas analíticas para planificar con antelación y concentrar sus recursos en las más prometedoras. Los compradores públicos de los Estados miembros a todos los niveles obtendrán una mejor relación calidad-precio en los procedimientos de contratación pública, ya que el EDCP les permitirá planificar las licitaciones ampliará en mayor medida en los datos, además de posibilitar la evaluación comparativa y el intercambio de conocimientos y una mayor digitalización. Además, facilitará la detección del fraude y la colusión y contribuirá a mejorar el acceso a las convocatorias, en particular para las pymes. Pueden destacarse las siguientes ventajas, tras la implementación del EDCP: Obtener una mejor relación calidad-precio a través de una planificación de las licitaciones basadas en los datos. Mejorar la orientación y el rendimiento del gasto público mediante la evaluación comparativa y el intercambio de conocimientos. Beneficiarse de una mayor transformación digital Luchar contra la colusión, la corrupción y el fraude y evitar el despilfarro de fondos públicos. Mejorar el acceso a las licitaciones para fomentar la competencia. Facilitar la presentación de informes sobre contratación pública innovadora, ecológica y social. Seguimiento de la utilización/absorción de los fondos de la UE. Conclusiones: Reflexión sobre el espacio de datos Los requisitos de transparencia y la aplicación de soluciones digitales para diversas etapas del ciclo de contratación pública (electrónica) generan una enorme cantidad de datos presentados por los compradores públicos. Sin embargo, estos datos siguen estando infrautilizados actualmente por razones de calidad e interoperabilidad de los datos. Tal como se establece en la Estrategia Europea de Datos, esta iniciativa sobre datos de contratación pública liberará este potencial. El Espacio de Datos sobre Contratación Pública ayudará a obtener nuevas perspectivas que los conocimientos compartidos mediante técnicas analíticas de última generación, como la IA, pueden generar a partir de esta riqueza de información. Estas perspectivas mejorarán la calidad del gasto público y el acceso a las licitaciones —especialmente para las pymes—, protegerán la integridad del gasto público y aprovecharán la oportunidad que ofrece la posibilidad de diseñar políticas más fundamentadas en datos. Contacta con Nosotros
Cómo preparar una presentación de una licitación pública
¿Cuáles son las fases para presentar una licitación pública correctamente? La forma en que abordamos y preparamos una licitación suele reflejarse, casi con toda seguridad, en el resultado. Los procesos organizados, medidos, y con una metodología clara y concreta que se repite licitación a licitación, generan buenos resultados. Y lo contrario, la presentación aleatoria, desorganizada y sin una pauta clara no favorece la consecución de los objetivos empresariales. Os damos algunos tips para que reflexionéis sobre vuestra forma de afrontar este proceso. ¿En qué lado estáis? ¿Orden, claridad y metodología, o impulsos? La experiencia analizando cientos de licitaciones al año nos ha llevado a centrar la preparación de una licitación en tres grandes bloques: Diagnóstico de la licitación. La posición de la empresa. La propia configuración de la oferta. Diagnóstico de la licitación pública Esencial para configurar una oferta de forma adecuada y evitar errores que nos supongan una mala valoración o incluso la exclusión. Debemos tener claro qué nos piden y en qué condiciones. Los pilares esenciales del diagnóstico: analizar a fondo los pliegos y conocer el histórico de la licitación. Analicemos a fondo los pliegos: El alcance del bien o servicio que están pidiendo. Características técnicas, la forma de prestarlo. El tipo de contrato que nos están ofreciendo, su duración y prórrogas (importante, porque afectará al precio que vamos a ofrecer y los medios que vamos a destinar). Requisitos de acceso: qué debo de cumplir para ser licitador. Experiencia técnica y económica. Medios humanos o materiales que me piden. Certificaciones, clasificación. Criterios de valoración: qué tiene en cuenta la entidad a la hora de valorar la oferta. Cómo es la ratio de la puntuación económica y los criterios de otra índole. Garantías. Otros: visita al sitio, muestras, forma de la oferta y de la presentación. El histórico de la licitación: Debemos conocer si ha salido antes, quién se presentó y quién se lo adjudicó y en qué condiciones. Esencial para que tengamos una referencia de salida. La posición de la empresa sobre esa licitación pública ¿Puedo ofrecer lo que me piden en esas condiciones? Si tengo carencias, ¿cómo las voy a suplir? Voy a buscar un partner con el que presentarme, qué proveedores necesito, tengo que subcontratar… ¿En qué posición estoy respecto a mi competencia? Analicemos qué ofertas suele presentar mi competencia en licitaciones similares (condiciones técnicas y precio). Y la baja habitual del precio. Configuración de la oferta Hagamos varias simulaciones de la oferta para ver qué puntuación obtendría y cómo puedo hacer variaciones para mejorar esa posición. Y aunque el precio es el factor determinante en la mayoría de las licitaciones, la puntuación de la parte técnica es lo que suele marcar la diferencia. Nos permite presentar ofertas económicas sin incurrir en riesgos extremos, con bajas más pequeñas. Y recordemos que al preparar la documentación a presentar debemos estar seguros de hacerlo en la forma indicada en los pliegos, aportamos todo lo necesario, sin incluir información de un sobre en otro, sin alterar los documentos oficiales de la licitación… Conclusiones sobre la presentación de licitaciones públicas Si tenemos un sistema de análisis y presentación organizado, claro y detallado, que aborde estos tres factores, y lo llevamos a término en cada proceso, optimizaremos nuestros resultados a medio plazo. Si necesitas ayuda, ponte en contacto con nosotros. Queremos convertir a la Administración Pública en tu mejor cliente. Sara Fernández Ceballos Socio Director Área Sector Público Ver nuestro webinar completo sobre licitaciones públicas Contacta con Nosotros
Integridad y rendición de cuentas en la contratación pública. UNE EN 17687
La entrada en vigor de la UNE EN 17687, puede suponer una oportunidad de cambio para apostar por una nueva forma de gestionar las compras públicas. Con su implantación se busca conseguir que el poder adjudicador lleve a cabo una planificación estratégica, disponer de código de conducta, identificar los riesgos, implantar indicadores para evaluar el desempeño, formar al personal,…etc, que redunde en una mejora y profesionalización de la contratación en el Sector Público. Esta norma, desde una perspectiva innovadora, proporciona requisitos y directrices para organizaciones compradoras, con respecto a la integridad y rendición de cuentas en los procesos de contratación pública, desde la identificación de las necesidades hasta la entrega de bienes, servicios o contratos de trabajo. La lucha por estos principios, que son objetivos para cualquier organización compradora, implica gestionar diversas limitaciones en diferentes proporciones. En este documento, esto se refleja en el equilibrio entre requisitos de carácter obligatorio si se pretende cumplir con esta norma y requisitos de carácter recomendatorio o directrices a implementar, que deben redundar en la mejora e integridad de los procedimientos de contratación pública. Hay que tener en cuenta que la integridad, rendición de cuentas y la transparencia son principios fundamentales que deben regir en cada organización para evitar la corrupción y el fraude. Extrapolado a la contratación pública, en fechas recientes se han aprobado diferentes mecanismos destinados a la lucha contra esta problemática. Destacamos dos puntos en cuestión, la regulación del factor humano y la identificación y gestión de los riesgos: La regulación que se efectúa del personal, está alineada con uno de los objetivos básicos de la Estrategia Nacional de Contratación Pública, que hace referencia a la necesidad de incrementar la profesionalización de los agentes públicos que participan en los procesos de contratación, como medio de mejorar la eficiencia de la misma, en aras de un crecimiento inteligente, sostenible e integrado. En este sentido, la norma establece requisitos como el que la organización compradora debe contar con un código de conducta, o el de desarrollar procesos para prevenir y detectar el fraude y la corrupción en su seno (incluido el mecanismo de denuncia de irregularidades), basados en los resultados de la evaluación de riesgos junto a la recomendación de establecer un sistema de sanciones eficaz, entre otros. La orientación en la interpretación de los requisitos y sobre los riesgos comunes en el proceso de contratación, al haberse identificado muchos riesgos en términos de integridad y rendición de cuentas que la organización compradora debe identificar y evaluar. Es especialmente relevante el Anexo B, en el que se identifican veinticuatro (24) riesgos, distribuidos a lo largo de las tres (3) etapas del proceso de contratación, anteriormente indicados, con ejemplos de opciones de tratamiento: 8 riesgos, relacionados a la fase de preparación, por ejemplo, tiempo insuficiente para la recopilación y el análisis de datos. 10 riesgos asociados a la fase de procedimiento, como disponer de un número limitado de proveedores que responden a la contratación pública. 6 riesgos conectados a la fase de gestión/seguimiento del contrato, como puede ser la existencia de negociaciones posteriores al contrato. Cabe destacar que en el proyecto para el desarrollo de esta norma han participado cerca de 50 organizaciones de ámbito público y privado, entre ellas algunas asociaciones sectoriales, empresas, pymes, entre otras. Los trabajos de seguimientos se han desarrollado en el Subcomité UNE de Contratación pública. Un paso más en el objetivo de conseguir una mejora y profesionalización de la contratación en el Sector Público. Contacta con Nosotros
Cómo mejorar la contratación pública: convenios y encargos a medios propios
La Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC), consciente de que la contratación pública tiene gran relevancia para la economía española, orienta a los funcionarios públicos, mediante una guía, en la adopción de decisiones que favorezcan las condiciones de competencia a lo largo de todo el proceso de aprovisionamiento, con el objetivo de mejorar la contratación pública en España y beneficiar a los consumidores y las empresas. En concreto, ha realizado una actualización para garantizar la eficiencia y la competencia en la utilización de los Convenios y Encargos a Medios Propios. Aunque tienen reconocido un margen de libertad para decidir la mejor forma de gestionar y realizar sus funciones o prestar los servicios públicos que tienen atribuidas, cuando las entidades públicas evalúan las diferentes alternativas a su alcance (contratos públicos, convenios, encargos), deben considerar no solo los requisitos formales de cada una de estas vías, sino también valorar su impacto comparativo en términos de eficacia, eficiencia, economía, calidad, estabilidad presupuestaria y sostenibilidad financiera. Considerando estos criterios, debe optar por aquella que mejor resuelva las necesidades conforme a estos principios. La utilización de mecanismos internos en los procedimientos de aprovisionamiento implica la no aplicación de las normas de contratación pública inspiradas en los principios de publicidad, concurrencia, transparencia, igualdad, no discriminación y salvaguarda de la libre competencia. Por tanto, se renuncia a la concurrencia competitiva (competencia por el mercado) y a eficiencias derivadas de la tensión competitiva entre operadores. Los convenios y los encargos a medios propios ofrecen ciertas ventajas para la satisfacción de las necesidades públicas en los contratos públicos, por ejemplo, en términos de flexibilidad, celeridad y control sobre la ejecución de las prestaciones. Sin embargo, su uso puede entrañar riesgos sobre la competencia y la eficiencia, especialmente cuando su uso es más intenso, porque potencialmente pueden generar un efecto de expulsión de la mayor parte de licitadores del mercado. Por otra parte, el uso incorrecto o inadecuado de estos mecanismos internos puede tener un alto coste económico, derivado de la ineficiencia en la gestión que se lleva a cabo de los fondos públicos asignados al contrato adjudicado por dichos medios. Veamos algunas cuestiones esenciales: 1.- Qué son los Convenios y Encargos a Medios Propios. Con la creación del Esquema Nacional de Seguridad se persiguen los siguientes grandes objetivos: CONVENIOS: los convenios son acuerdos con efectos jurídicos, adoptados por las Administraciones Públicas, los organismos públicos y entidades de derecho público, vinculados o dependientes o las Universidades Públicas entre sí o con sujetos de derecho privado, para la realización de un fin de interés común. Las partes deciden colaborar en la consecución de fines de interés común. No pueden tener por objeto prestaciones propias de los contratos. Las entidades deben acreditar de manera acumulativa que no tienen vocación de mercado (la cual se presumirá cuando realicen en el mercado abierto un porcentaje igual o superior al 20% de las actividades objeto de colaboración), que la cooperación tiene por finalidad garantizar que los servicios públicos que les incumben se prestan de modo que se logren los objetivos que tienen en común y que el desarrollo de la cooperación se guía únicamente por consideraciones relacionadas con el interés público. Deberá mejorar la eficiencia de la gestión pública, facilitar la utilización conjunta de medios y servicios públicos, contribuir a la realización de actividades de utilidad pública y cumplir con la legislación de estabilidad presupuestaria y sostenibilidad financiera. ENCARGOS A MEDIOS PROPIOS: para poder excluir los encargos de la normativa de contratación pública, deben cumplirse los siguientes requisitos: a) la entidad que encarga debe tener control sobre el medio propio, análogo al que ostentaría sobre sus propios servicios. b) más del 80% de las actividades del medio propio deben llevarse a cabo en el ejercicio de los cometidos que le han sido confiados por el poder adjudicador. c) la totalidad del capital o patrimonio del medio propio debe ser de titularidad o aportación pública. d) el medio propio debe tener un reconocimiento expreso de tal condición en sus estatutos o actos de creación. En cuanto a su objeto, el encargo puede contener prestaciones propias de los contratos públicos. 2.- Ventajas y desventajas del uso de estos medios. VENTAJAS: Mayor agilidad en la determinación y concreción de las obligaciones y acciones de las partes (menos trámites, mayor rapidez). Flexibilidad en el diseño de los términos de la cooperación (negociación y diálogo entre las entidades cooperantes). Flexibilidad en la modificación de los términos de la cooperación ante circunstancias de difícil previsión. Mayor probabilidad de ser mejor alternativa a los contratos en mercados no competitivos o ante licitaciones mal diseñadas. Mayor capacidad de control en el caso de los encargos por la relación jerárquica entre entidades. DESVENTAJAS: Menor eficiencia productiva de las entidades ejecutoras por la falta de presión competitiva externa. Incapacidad de ejecutar directamente la prestación por la entidad cooperante (necesidad de subcontratar con terceros). Rigideces organizativas de las entidades participantes (por ejemplo: limitaciones para la subcontratación con terceras entidades). Rigideces en la determinación de las condiciones de prestación (por ejemplo: tarifas fijadas de antemano en el caso de los medios propios). Asimetrías informativas (por ejemplo: desconocimiento del mercado o de los costes reales de prestación). 3.- Recomendaciones efectuadas por la CNMC a través de la guía sobre los encargos a medios propios y los convenios. La CNMC recuerda que el uso de convenios y encargos frente a la opción de satisfacer la necesidad de aprovisionamiento mediante un contrato público es potestativa, incluso cuando se cumplan los requisitos formales y materiales anteriormente descritos. Y, acumulativamente a los requisitos formales y materiales indicados, la utilización de estos mecanismos debe cumplir con los principios de buena regulación y administración de nuestro ordenamiento jurídico (eficiencia, necesidad, proporcionalidad, no discriminación, entre otros): Toda actuación pública que restrinja la competencia o las libertades económicas debe estar justificada por una razón de interés general, basarse en una identificación clara de los fines perseguidos y ser un instrumento adecuado para garantizar su consecución. Debe constatarse que no existen otras medidas menos restrictivas de derechos o