La contabilidad es una de esas palabras que a muchas asociaciones les da pereza, hasta que Hacienda o el Registro te la piden.

Y créeme: tarde o temprano, te la van a pedir.

Llevar una contabilidad ordenada no solo es una obligación legal: es la base para poder recibir subvenciones, justificar ayudas y mantener la confianza de socios y donantes.

En este artículo te explicamos cómo llevar correctamente la contabilidad de una asociación paso a paso, con ejemplos reales, obligaciones básicas y consejos prácticos para mantenerla siempre al día.

Porque la normativa exige que las asociaciones lleven una contabilidad ordenada que permita obtener la imagen fiel de su patrimonio, resultados, situación financiera y actividades (art. 14 LO 1/2002).

Además:

• Solicitar y justificar subvenciones (memorias, justificantes y trazabilidad del gasto).
• Rendir cuentas ante socios y órganos de gobierno, con transparencia.
• Reducir riesgos: reintegros de ayudas, sanciones por incumplimientos formales y problemas fiscales (IVA/IS cuando proceda).

Consejo LifeSP: “Si no puedes demostrarlo con un asiento contable… no existe.”

Según la normativa vigente, una asociación debe llevar como mínimo:

• Libro de socios, con la relación actualizada de asociados.
• Libro de actas, donde se recojan los acuerdos de la Asamblea y Junta Directiva.
• Contabilidad ordenada, que permita obtener imagen fiel del patrimonio, resultados y actividades.
• Inventario de bienes.

Cuando la asociación desarrolla actividad económica o está obligada a aplicar el Plan General Contable para entidades sin fines lucrativos, deberá llevar su contabilidad conforme a dicha normativa, incluyendo la formulación de cuentas anuales.

Consejo: pueden llevarse en formato digital, siempre que estén actualizados y disponibles para inspección.

Los ingresos pueden ser:

• Cuotas de socios.
• Subvenciones.
• Donaciones.
• Actividades y eventos.

Los gastos más comunes:

• Personal y seguros sociales.
• Suministros.
• Material y servicios externos.
• Dietas o desplazamientos.

Una incorrecta clasificación contable puede generar regularizaciones fiscales, reintegros de subvenciones o pérdida del régimen fiscal aplicable.

Consejo LifeSP: usa un plan contable adaptado al Tercer Sector (como el del RD 1491/2011 para fundaciones y asociaciones).

Incluso las asociaciones, aunque no tengan ánimo de lucro, pueden tener obligaciones tributarias relevantes:

• IVA: deberán presentar declaraciones si realizan actividades sujetas y no exentas.
• Retenciones (modelo 111): si pagan nóminas o facturas con retención profesional.
• Modelo 347: si superan 3.005,06 € anuales con un mismo proveedor o cliente.
• Impuesto sobre Sociedades (modelo 200):
  • Las asociaciones parcialmente exentas deben presentarlo salvo que cumplan los requisitos de dispensa del art. 124.3 LIS.
  • Las acogidas a la Ley 49/2002 deben presentarlo siempre.

Consejo: estar “sin ánimo de lucro” no significa estar “fuera del radar fiscal.”

Cuando la entidad esté obligada a formular cuentas anuales conforme al Plan General Contable para entidades sin fines lucrativos, estas incluirán:

• Balance.
• Cuenta de resultados.
• Memoria económica.

En las asociaciones, las cuentas deben aprobarse por la Asamblea General conforme a los estatutos.

Con carácter general, no existe obligación de depósito en el Registro de Asociaciones, salvo normativa autonómica específica.

En las fundaciones, la rendición de cuentas ante el Protectorado es obligatoria dentro del plazo legal.

Consejo LifeSP: En fundaciones, el depósito ante el Protectorado es un requisito para mantener la regularidad jurídica de la entidad.

Las consecuencias pueden ser relevantes:

• Denegación o reintegro de subvenciones públicas.
• Sanciones tributarias si el incumplimiento afecta a obligaciones fiscales.
• Requerimientos administrativos y pérdida de beneficios fiscales.
• En casos graves, posible responsabilidad de los miembros del órgano de gobierno por incumplimiento de sus deberes legales.

Consejo: pon al día la contabilidad antes de que te la pidan, no después.

Muchísimas asociaciones están “a medio gas” contablemente.

La solución: una puesta al día contable.

Pasos:

• Reúne todos los justificantes de ingresos y gastos.
• Clasifica por meses.
• Introduce los asientos en orden cronológico.
• Revisa saldos bancarios.
• Emite un informe resumen para la junta.

Consejo LifeSP: ofrecemos un servicio de puesta al día contable que deja tu asociación lista para volver a pedir subvenciones.

Existen diferentes soluciones contables que pueden adaptarse al tamaño y complejidad de la entidad:

• Programas como ContaSOL, Anfix o Holded pueden ser adecuados para entidades con actividad económica sencilla.
• Hojas de cálculo (Excel) pueden servir en asociaciones muy pequeñas, siempre que exista control documental y conciliación periódica.

Sin embargo, cuando la entidad gestiona subvenciones públicas, tiene trabajadores o realiza actividades económicas sujetas a IVA o Impuesto sobre Sociedades, es recomendable utilizar un sistema que permita:

• Aplicar el Plan General Contable para Entidades Sin Fines Lucrativos.
• Separar actividad exenta y no exenta.
• Controlar subvenciones por proyecto y su correcta imputación temporal.
• Generar cuentas anuales conforme a normativa.

En estos casos, contar con asesoramiento especializado en entidades no lucrativas reduce riesgos fiscales y administrativos.

En Life Sector Público llevamos la contabilidad de asociaciones de forma clara, segura y adaptada a su realidad.

Te ayudamos con la puesta al día, las cuentas anuales y la justificación de subvenciones.

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Nos encargamos de los números, tú de tu misión.